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塔里木大学电子文件归档管理暂行办法
2010-08-31 12:54  

塔里木大学电子文件归档管理暂行办法

 

第一条  本办法所称的电子文件,是指在数据设备环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通讯网络上传送的文件。

第二条 学校各院、部、处等单位形成规范格式的公文、图表和有保存价值的公文电子文件均为归档单位,各单位兼职档案员要积极做好收集本单位电子文件归档整理工作。

第三条 电子文件参照学校有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质公文,与原电子文件的存储载体一同归档。

第四条 需要永久和长期保存的电子文件,应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第五条 电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。电子文件定在每年的1215日前交校综合档案室或通过校园网上传,校园网邮箱:tdda@taru.edu.cn

第六条 电子文件的归档应在校园网电子邮件系统平台上进行,学校综合档案室应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

第七条 学校综合档案室应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器,存放处理完毕应归档保存的电子文件,以保证归档电子文件的完整和安全。

第八条 学校综合档案室应在电子文件处理系统中设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录对电子文件实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等,以保证归档电子文件的真实性。

第九条 学校综合档案室应在电子文件归档时对相关项目进行检查、监督和指导,检查项目包括与纸质公文核对内容、签章,审核电子文件收发登记表、操作日志及相关的著录条目等,确认电子文件及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动,电子文件与相应的纸质公文内容及其表现形式一致。

第十条 归档电子文件的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子文件传输系统从网上交接。

第十一条 通过存储载体进行交接的归档电子文件,移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验,确保载体清洁、无划痕、无病毒等。  

第十二条 归档电子文件应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子文件一般不加密,必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档。

第十三条 归档的电子文件应按本单位档案分类方案进行分类、整理,并拷贝到耐久性好的载体上,一式2套,一套封存保管,一套提供利用。

第十四条 学校综合档案室应加强对归档电子文件的管理,提供利用有密级要求的归档电子文件,应严格遵守国家有关保密的规定,采用联网的方式提供利用的,应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子文件的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第十五条 超过保管期限的归档电子文件的鉴定和销毁,按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子文件可以进行逻辑或物理删除,并由综合档案室列出销毁文件目录存档备查。

第十六条 电子文件档案形成与管理部门的工作任务

一、学校综合档案室职责    

()贯彻执行国家关于电子文件档案管理工作的政策、法规;

()负责拟制学校电子文件档案的管理制度,监督、指导、检查制度的执行情况;

()帮助各归档文件整理单位拟定电子文件的管理细则;

()负责对各归档文件整理单位的相关人员进行系统使用和电子文件归档的培训;

()负责归档电子文件档案的接受、检验、整理、保管和利用。  

二、各归档文件整理单位的职责

()认真执行电子文件档案管理的法律、法规和学校电子文件档案工作的规章制度;负责拟制本单位电子文件的管理细则;

()负责本单位电子文件的形成与积累、整理组卷、归档移交、保管利用等环节的工作,要保证归档电子文件的真实性、完整性、安全性和有效性;

()主动接受上级档案部门的业务指导和督促检查,按归档时间向学校综合档案室移交。

()不滥用系统,注意保密,确保文件材料的安全。

第十六条 本办法由学校综合档案室负责解释。

第十七条 本办法从公布之日起执行

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

归档电子文件交接登记表

形成部门

 

完成日期

 

载体类型

 

载体名称

 

通讯地址

 

   

 

联系人

 

硬件环境(主机、网络服务器型号、制造厂商等)

 

软件环境(型号、版本等)

操作系统

 

数据库系统

 

相关软件(文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件)

 

记录结构(物理、逻辑)

 

记录类型

□定长

□可变长

□其它

记录总数

 

总字节数

 

记录字符、图形、音频、视频文件格式

 

文件载体

  号:

  量:

备份数:

□一件一盘       □多件一盘

□一件多盘       □多件多盘

检验项目

载体外观

检验

病毒检验

真实性检验

完整性检验□

有效性检验

移交单位

 

 

接收单位

 

 

移交日期

                                      

 

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