第一章 总 则
第一条 为使学校公文处理工作更加规范化、制度化、科学化,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号文)、《新疆维吾尔自治区党政机关公文处理工作实施细则(试行)》(新党办发〔2012〕37号文)、《自治区党委、自治区人民政府公文格式标准》(新党厅字〔2012〕64号文)和《兵团党政机关公文处理工作实施细则(试行)》(新兵党办发〔2012〕87号文),结合学校实际,制定本办法。
第二条 学校公文,是学校实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是贯彻党和国家的方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的重要工具。
第三条 公文处理是指公文拟制、办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 本办法适用于我校党委、行政及各中层单位书面形式的公文处理。校内其他基层单位公文处理工作可参照执行本办法。
第五条 党办和校办是我校公文处理工作的管理机构,主管学校公文处理工作,并对各单位公文处理工作进行业务指导。各单位办公室负责本单位公文处理工作。
第六条 党办和校办及各单位办公室应设立秘书部门或配备秘书人员负责公文处理工作,并逐步改善工作条件,提高工作质量和效率。秘书人员应当具有较高的政治和业务素质,作风严谨,恪尽职守。
第二章 公文种类
第七条 公文种类主要有:
1.决议:适用于会议讨论通过的重大决策事项。
2.决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3.命令(令):适用于公布行政法规和规章、宣布实行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
4.公报:适用于公布重要决定或重大事项。
5.公告:适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
6.通告:适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
7.意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。
8.通知:适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
9.通报:适用于传达重要精神、交流重要情况、表彰先进、批评错误。
10.报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
11.请示:适用于向上级机关请求指示、批准。主要包括校内各单位和部门向学校呈送的请求批准的公文和以学校名义向上级机关报送请求批准的公文。
12.批复:适用于答复下级机关的请示事项。
13.议案:适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
14.函:适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
15.纪要:适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 总体要求
1.用纸:采用70g/m2~80g/m2 复印纸,纸张白度80%~90%,不透明度≥85%,横向耐折度≥15次,PH值为7.5~9.5。
2.尺寸:采用国际标准A4型,成品尺寸为210mm×297mm,允许误差±2mm。
3.版心要求:
⑴页边与版心尺寸:公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。
⑵字体和字号:一般用3号仿宋体字,特定情况可作适当调整(如:①密级和保密期限、紧急程度使用3号黑体;②签发人姓名使用3号楷体;③标题采用2号小标宋体;④版记使用4号仿宋体)。
⑶行数和字数:一般每面排22行,每行排28个字,撑满版心,特定情况可作适当调整。
⑷文字的颜色:除发文机关标志、版头中的分隔线、发文机关印章和签发人签名章为红色外,公文中文字的颜色均为黑色。
4.装订要求:左侧装订采用骑马订,无法用骑马订时采用平订。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差±4mm.骑马订钉锯均订在折缝上,平订钉锯与书脊的距离为5mm,钉脚平伏牢固。
(注:在实际应用中,当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决,这就是特定情况下,或者将字距行距调大,或者将字距行距调小,从而使正文和印章处于同一页上。)
第九条 公文格式18个要素的编排规则:
完整的公文分为版头、主体和版记三部分。
版头、主体和版记三部分位于版心之内,而页码位于版心之外。
公文格式各要素划分表:
版头(6个要素) |
主体(9个要素) |
版记(2个要素) |
版心外要素(1个要素) |
份号 |
标题 |
抄送机关 |
页码 |
密级和保密期限 |
主送机关 |
印发机关和印发日期 |
|
紧急程度 |
正文 |
|
|
发文机关标志 |
附件说明 |
|
|
发文字号 |
发文机关署名 |
|
|
签发人 |
成文日期 |
|
|
|
印章 |
|
|
|
附注 |
|
|
|
附件 |
|
|
一、版头
版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等六个要素组成。
1.份号:密级文件应标注份号,用6位3号阿拉伯数字,顶格居左编排在版心第一行。实际编号时推荐采用3~6位阿拉伯数字,即001、0001、00001、000001,不应编为1或01。
2.密级和保密期限:密级是标识公文保密程度的标志,分别为“绝密”“机密”“秘密”;保密期限是对公文密级的时效的规定。密级和保密期限采用3号黑体字,顶格置于版心左上角第二行,密级和保密期限之间可用“★”分隔,如“秘密★1年”不空格,但只标密级不标保密期限,“绝密”等密级两字之间空1字。
3.紧急程度:是对公文送达和办理的时限要求。紧急公文有“特急”“加急”,电报有“特提”“特急”“加急”“平急”。采用3号黑体字顶格编排在版心左上角第三行(如只有份号,紧急程度就编排在第二行,中间空一字;如有份号、密级和保密期限,就编排在第三行,不空格;如没有份号、密级和保密期限,就编排在第一行,中间空一字)。
4.发文机关标志:通常所说的“红头”,由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成(如校发和院发红头:塔里木大学文件),也可以只使用发文机关全称或者规范化简称(如各单位发文红头:塔里木大学)。使用小标宋体字,上边缘距版心上边缘为35mm。
5.发文字号:由发文机关代字、年份、发文顺序号组成,是公文的身份标识。采用3号仿宋体,置于发文机关标志下空二行的位置。如是平行文下行文,居中排布,如是上行文则居左排布,并左空一字,右侧对称位置标注签发人,同处一行。年份用四位年代号,用六角括号“〔〕”括起,如〔2014〕;发文顺序号是一个发文机关一年内制发文件的统一流水号;联合行文应使用主办机关的发文字号。
6.签发人:只有上行文才会出现签发人,指发文机关的主要负责人,标注签发人,采用3号仿宋体字,签发人姓名使用3号楷体字,右空一字,与发文字号对称。
版头中的分隔线:发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线(0.35mm~0.5mm)。
二、主体
1.标题:2号小标宋体字,由发文机关名称、事由和文种组成,是对公文主要内容的概括和揭示。发文机关名称可用发文机关全称或规范化简称。编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布,回行时要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
2.主送机关:3号仿宋体字,在标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。
3.正文:公文首页必须显示正文,3号仿宋体字,从主送机关下一行开始,每个自然段左空二字,回行顶格;自然段之间不空行;数字不回行;所使用的外国语言文字或字母词要在文中首次出现时以括注方式注明准确的汉语译名;文中结构层次一般不超过四层:“一、”“㈠”“1.”“⑴”,第一层用黑体(跟顿号),第二层用楷体(不跟标点符号),第三层(跟小圆点)和第四层(不跟标点符号)用仿宋体,如果结构只有两层,第一层用“一、”,第二层既可以用“㈠”,也可以用“1.”;当正文中需要引用其他公文时,先引标题后引发文字号的方式进行引用。
4.附件说明:3号仿宋体,正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称,公文附件是正文内容的组成部分,具有同等效力。附件名称后不加标点符号,附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
5.发文机关署名、成文日期和印章:发文机关署名和成文日期用3号仿宋体字;成文日期用阿拉伯数字将年月日标全,年份应标全称,月日不编虚位(即1不编为01);成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。
单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐,互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
6.附注:3号仿宋体字,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
7.附件:应该另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格排在版心左上角第一行。附件标题居中排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致,附件格式要求同正文。如附件不能与正文一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
三、版记
版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
版记中各要素用4号仿宋体字。抄送机关排在首条分隔线之下,“抄送”二字左空一个字,后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,各抄送机关之间用逗号,最后一个抄送机关名称后标句号。印发机关和印发日期排在末条分隔线之上,左右各空一个字。
四、页码
页码:用4号半角宋体阿拉伯数字,置于版心下边缘7mm处,数字左右各放一条一字线。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
第十条 除前述“文件式”公文外,实际工作中还经常使用“信函式”公文。“信函式”公文主要用于处理日常事务,其格式除下列特别要求外,均与“文件式”公文相同。
版头用发文单位全称或规范化简称,位于距上页边30mm处,居中排布,用小初号红色小标宋体字。版头下4mm处印一条红色双线(上粗下细),在距下页边2Omm处印一条红色双线(上细下粗),两条线长均为17Omm。首页不印页码。
发文字号顶格置于第一条红色双线下1行右边缘。发文字号下1行标识公文标题。
第十一条 纪要格式:纪要标志由“××××××纪要”组成,居中排布,上白边35mm,红色小标宋体字。标注出席人员名单,用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字,后均标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人姓名,回行时与冒号后的首字对齐。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有需要,注重实效,坚持少而精。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。
第十三条 公文的行文关系,根据发文单位的隶属关系和职权范围确定。
(一)向上级单位行文,应当主送一个上级单位;如需要其他相关的上级单位阅知,可以抄送;不得越级向上级单位行文,尤其不得越级请示问题;因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越过的上级单位。
(二)向下级单位的重要行文,应当同时抄送发文单位的直接上级单位。
(三)机关各单位在其职权范围内就一些具体业务工作可以向其他单位行文。
(四)同级单位之间在必要时可以联合行文。
(五)一般情况下,校内各单位均不得对外行文。
第十四条 向上级单位请示问题,一般应当一文一事,只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送。不应当在非请示公文中夹带请示事项。
请示事项涉及其他单位业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报;经过协商未能取得一致意见时,应当在请示中写明。除特殊情况外,请示应当送上级单位的办公室按规定程序处理,不应直接送领导者个人。
第十五条 对不符合公文格式或行文规则的上报公文,可退回呈送单位。
第五章 发文办理
第十六条 发文办理指制发公文的过程,包括起草、审核、签发、印刷、用印、登记、发送等环节。
第十七条 起草公文应当做到:
(一)符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及其它有关规定,完整、准确地体现发文单位的意图,并同现行有关公文相衔接。
(二)全面、准确地反映客观实际情况,提出的措施、办法切实可行。
(三)观点明确,条理清晰,内容充实,结构严谨,文字精练,表述准确。
(四)人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案,计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。
(五)结构层次序数,第一层用“一、”,第二层用“(一)”,第三层用“1.”,第四层用“(1)”。
(六)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(七)文种、格式使用正确。
第十八条 起草重要公文应当由单位主要负责人亲自动手或主持、指导,进行调查研究和充分论证,征求有关单位意见。
第十九条 起草公文,对涉及其他单位职权范围内的事项,主办单位应当主动与有关单位协商,取得一致意见;
如有分歧,主办单位的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办单位可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关单位会签后报请上级单位协调或裁定。
第二十条 校党委或行政印发的公文,在送有关领导签发前,由党办或校办进行审核;各单位印发的公文,由本单位办公室审核。审核的重点是:
(一)是否确需行文;
(二)内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级单位的指示精神,是否完整、准确地体现了发文单位的意图,并同现行有关公文相衔接;
(三)所提措施和办法是否切实可行,涉及有关单位业务的事项是否经过协调并取得一致意见,应当会签的公文是否已经会签;
(四)人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种、公文格式是否符合本办法。
第二十一条 审核公文的办公室可以对公文文稿进行必要的修改,对文稿作实质性修改时,则应与原起草单位协商或请其修改。如文稿修改较多,不易辨认时,应在清稿后再送领导人审批签发。
第二十二条 公文须经领导人审批签发。上行文由主要领导签发;下行文或平行文由主要领导或分管领导签发;联合发文,须经所有联署单位的领导人会签。领导人签发公文,应当明确签署意见,并写上姓名和时间。若只写姓名,则视为同意。
第二十三条 经领导人签发的公文即可付印。印制公文应当做到准确、及时、规范、保密。
第二十四条 印制的公文经办公室检查无误时,即可用印、登记和发送。用印要清楚、规范,登记、发送要准确、及时。
第六章 收文办理
第二十五条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等环节。
第二十六条 签收公文应当逐件清点,如发现问题,应当及时向发文单位查询,并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。签收时一般应以签字的方式给发文方以凭据。
第二十七条 收到公文后要将公文标题、密级、发文单位、发文字号、签收日期等情况在专用的登记本上登记清楚,并在公文前附上“公文处理单”,送办公室负责人阅处。各单位应注意查阅校内网上公文并及时下载,进行收文处理。
第二十八条 办公室负责人要及时、认真阅读收到的公文,并提出办理意见或呈请有关领导阅批。
第二十九条 办公室根据领导批示或授权,按照一定的程序将公文送有关领导传阅、批示或转有关单位办理。传阅公文时要随时掌握公文的去向,避免延误或丢失。
第三十条 各单位在其职权范围内可以办理的公文,应直接办理;涉及其他单位业务范围的事项,主办单位应主动与有关单位协商办理;需报请校党委或行政审批的事项,主办单位应当提出处理意见并代拟文稿。
第三十一条 办公室对公文的办理情况要进行督促检查,将催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办,对一般公文应当定期催办,并及时向有关领导反馈办理情况。
第三十二条 办理秘密公文,应当执行保密管理工作有关规定。
第七章 整理归档
第三十三条 公文办理完毕后,各单位要根据《中华人民共和国档案法》、《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》的有关规定和“谁主办、谁负责”的原则,将公文的定稿、正本和相关材料收集齐全,整理归档。个人不得私自保存应归档的公文。
第三十四条 整理归档要按照档案管理部门的要求进行,定期向档案管理部门移交;要使归档的公文既能准确反映本单位的主要工作情况,又便于保管和利用。
第三十五条 单位合并时,全部公文应随之合并管理;撤销时,需要归档的公文整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员调离时,应将本人保管、借用的公文进行移交、清退。
第八章 附 则
第三十六条 本办法由党办和校办负责解释。
第三十七条 本办法自发布之日起施行。